OfiEventos

Nuestro software para bodas y cualquier tipo de evento le organizará todo el flujo de trabajo propio del día a día en su salón de eventos y celebraciones o empresas de catering.

1. El proceso comenzará con la solicitud de un cliente para realizar un evento.
2. En ese momento podrá consultar la disponibilidad de fechas para la realización de dicho evento pudiendo registrar el evento con una reserva en firme o una pre-reserva con la posibilidad de añadirle fecha límite para su confirmación.
3. Una vez confirmado el evento podrá facilitar el contrato de servicio con su cliente y solicitar (y contabilizar) una entrega a cuenta a su nombre.
4. En la preparación del evento podrá disponer de todos los menús ya confeccionados y escandallados en la aplicación además de poder contar con los conceptos presupuestables (videoproyector, barra libre, orqueta, etc.) y recursos necesarios para el evento en cuestión (camareros, personal de cocina, espectáculos, equipos informáticos y/o musicales, etc).
5. Realizará los pedidos necesarios a sus proveedores dando entrada a la mercancía necesaria ya prevista en el escandallo del menú elegido por el cliente, controlando la trazabilidad alimentaria obligatoria de la materia prima.
6. Imprimirá las órdenes de servicio para cocina, metre y servicios generales, realizará las check-list necesarias, gestionará el espacio disponible en sus salones a escala, realizará la impresión del protocolo de invitados mediante la importación de un fichero de Excel realizado por su cliente (evitando los errores y la perdida de tiempo y dinero), .....
7. Una vez realizado el cobro se procederá a la facturación y cobro del evento y posteriormente podrá hacer un seguimiento comercial del cliente en cuestión para comprobar su grado de satisfacción y poder realizarle en el futuro otros ofrecimientos/ofertas.

A continuación le mostramos muchas de las características y funcionalidades de nuestro software de eventos:

• Realización de platos mediante escandallos con la materia prima.
• Configuración de los salones a escala, indicando el equipamiento inicial de cada uno de ellos. 
• Recalculado de costos automático al inicio de la actividad.
• Configuración de menús mediante los platos existentes, pudiendo ver el costo real de los mismos.
• Posibilidad de trabajar con ratios de beneficio sobre el costo.
• Realización de prereservas con fecha de caducidad para aceptación del cliente. Agenda por semanas, días, horas, …
• Creación de conceptos de presupuestos y medios necesarios.
• Expediente individualizado por cliente, con posibilidad de asociar ficheros y controlar los cobros.
• Control total del consumo por evento.
• Recepción de albaranes y facturas de proveedores con control de la trazabilidad alimentaria. Control total de almacenes e inventarios.
• Posibilidad de exportación e importación del protocolo de invitados así como impresión del mismo y situación de las mesas del salón.
• Cuadro de mando donde muestra el estado actual de su negocio.
• Estadística de menús, conceptos, rentabilidades, personas, estadística anual móvil, etc.

OFIEVENTOS le ofrece la posibilidad de conectarlo con otras aplicaciones OFI o de otros proveedores.

Genera contabilidad de forma completamente automática que se traspasará a nuestro OFICONTA u otros programas de contabilidad estándar en el mercado. No tiene porqué cambiar su programa actual de contabilidad.

Si sus salones forman parte de un complejo hotelero, OFIEVENTOS puede trabajar perfectamente de forma autónoma para cubrir las necesidades específicas de dicha área o si trabaja con nuestro software de gestión para hoteles (OFIHOTEL, OFIHOSTAL u OFIRURAL) tendrá toda la información compartida entra ambas aplicaciones. Así podrá gestionar las bodas, banquetes y recepciones de eventos en su Hotel que desee.

Podrá tener su base de datos de clientes segmentada/sectorizada en función de sus necesidades y, además, podrá tener igualmente bases de datos de clientes potenciales. Así, podrá realizar campañas de envíos de masivos de documentación por correo (mailing), email (emailing) o sms (con OFISMS) a sus clientes actuales y potenciales. 

Si, además, dispone de zona de restaurante o bar destinado a otro fin, podrá utilizar OFIBARMAN este efecto y tenerlo completamente integrado con su OFIEVENTOS.